نکات مربوط به بیمه ویژه مدیران استارتاپ ها و کسب و کارهای کوچک

وظیفه تشکیل پرونده و اخذ کد کارگاهی

از جمله اموری که کسب و کارهای نوپا  و استارتاپ ها باید بلافاصله (حداکثر ظرف 15 روز از ثبت شرکت) پس از تاسیس و ثبت شرکت انجام دهند، تشکیل پرونده بیمه و اخذ کد کارگاهی است.

استارتاپ های تازه تأسیس، پس از انجام مراحل ثبت شرکت، موظف هستند نماینده خود را برای بیمه کردن کارکنان شاغل در آن شرکت به نزدیکترین شعبه سازمان تأمین اجتماعی  )با توجه به محدوده عملکرد دفتر مرکزی شرکت (  اعزام نمایند و مدارک زیر را جهت تشکیل پرونده و دریافت کد کارگاه به شعبه تحویل دهند.

کد کارگاهی چیست؟

کد کارگاهی یک عدد 10 رقمی است که به هر کارگاه (محلی که دارای کارفرما بوده و بیمه شده در آن کار میکند و مزد دریافت مینماید) اختصاص میابد که سه رقم اول نشانگر شعبه ، سه رقم بعدی نوع فعالیت و چهار رقم آخر نشانگر شماره پرونده میباشد :مثال : کد 0183630045 سه رقم اول (از چپ به راست) نشانگر شعبه 18 تهران سه رقم بعدی نشانگر این است که فعالیت تراشکاری است (توسط سازمان تامین اجتماعی بصورت ثابت تعریف شده اند) و چهار رقم آخر نشان دهنده این است که چهل و پنجمین مراجعه کننده از این فعالیت میباشد

مدارک لازم جهت تشکیل پرونده و دریافت کد کارگاهی

کارفرمایان می توانند لیست حقوق و دستمزد هرماه را حداکثر تا پایان ماه بعد به سازمان تامین اجتماعی ارسال و پرداخت کنند.

کارفرمایان طبق ماده ۳۶ قانون تامین اجتماعی، مسئول پرداخت حق بیمه سهم خود و بیمه شده به سازمان تامین اجتماعی هستند و می بایست در موقع پرداخت مزد یا حقوق و مزایا سهم بیمه شده را کسر و سهم خود را افزوده و به این سازمان تادیه کند. درصورتی که کارفرما از کسر حق بیمه سهم بیمه شده خودداری کند شخصاً مسئول پرداخت آن خواهند بود، لذا جهت ممانعت از این امر لازم است در مهلت مقرر قانونی نسبت به پرداخت حق بیمه اقدام کنند.

مدارک لازم برای دریافت کد کارگاهی:

مجوز فعالیت (در صورتی که فعالیت شرکت نیازمند اخذ مجوز باشد)

2-نامه درخواست صدور کد کارگاه در سربرگ شرکت با مهر شرکت و امضای مدیر عامل

3- فیش برق و یا… (برای شناسایی کد پستی محل)

4- اجاره نامه (دارای کد رهگیری) و یا سند مالکیت محل شرکت (در صورتی که محل استقرار شرکت به نام شرکت باشد)

5- کپی کارت ملی و شناسنامه مدیر عامل و اعضای هیئت مدیره

6-اساسنامه و روزنامه رسمی و آگهی تاسیس و کلیه آگهی تغییرات

7- تکمیل فرم مخصوص تشکیل پرونده در واحد درآمد

8- شناسه و کد ملی اشخاص حقوقی

9- تکمیل و ارائه فرم نمونه امضاء صاحبان امضاء مجاز و نمونه مهر آنها

10- شماره حساب بانکی شرکت بهمراه پرینت حساب از بانک

11-دفترچه بیمه مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره

12-معرفی نامه (در صورتی که شخصی غیر از مدیرعامل امور مربوط به بیمه را پیگیری نماید).

بازرسی از محل شرکت

شعبه تأمین اجتماعی پس از دریافت مدارک شرکت و انجام مراحل اداری، از محل مربوطه بازرسی به عمل خواهد آورد و در صورت احراز فعال بودن کارگاه، اقدام به صدور کد کارگاهی و اعلام آن به واحد درآمد شعبه ذیربط خواهد نمود.

ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

 پس از تأیید بازرسی مبنی بر فعال بودن کارگاه، کارفرما مکلف است هر ماه لیست و حق بیمه کارگران شاغل خود را بر اساس آخرین حقوق و مزایای مشمول کسر حق بیمه پرداختی به آنان، تنظیم و به شعبه ارسال و پرداخت نماید.

بیشتر بخوانید: حق بیمه چیست؟

طبق ماده 39 قانون تأمین اجتماعی، مهلت قانونی برای تحویل لیست و پرداخت حق بیمه هر ماه ، حداکثر تا آخرین روز ماه بعد است و درکارگاه های مشمول قانون معافیت حق بیمه سهم کارفرما تا میزان 5 نفر کارگر، این مهلت تا 2 ماه بعد خواهد بود.

کارفرمایانی که به ترتیب یاد شده از ارسال لیست صورت مزد یا حقوق (لیست ماهیانه)خودداری کنند، ملزم به پرداخت جریمه نقدی برای یک نوبت و به میزان 10 درصد اصل مبلغ حق بیمه ماه مربوطه خواهند بود.
بر اساس ضوابط و مقررات سازمان تأمین اجتماعی، کارفرمایی که در موعد مقرر قسمتی از بیمه و بیمه بیکاری مربوط به هر ماه را پرداخت نکند، علاوه بر تأدیه اصل حق بیمه و بیمه بیکاری ملزم به پرداخت جریمه نقدی به میزان 2 درصد تمام یا کل بدهی قطعی به ازاء هر ماه تأخیر است.

کارفرما مکلف است به هنگام ارسال اولین لیست کارکنان، اصل و تصویر شناسنامه تمام کارگران شاغل در کارگاه خود را به واحد نامنویسی شعبه تحویل و پس از دریافت شماره بیمه، طی لیست های ماهانه آتی به هر بیمه شده یک شماره بیمه اختصاص دهد.

بیشتر بخوانید: شماره بیمه چیست؟

آموزش گام به گام تهیه لیست بیمه تامین اجتماعی

دریافت فایل فرم پرسشنامه اولیه جمع آوری اطلاعات اولیه بیمه شده

نکات ویژه

حتی اگر  شرکت تاسیس با پرسنل خود قرارداد کار منعقد نکرده باشد، در صورت پرداخت حقوق ماهیانه باید حق بیمه ای که باید به سازمان تامین اجتماعی پرداخت کند را از مبلغ پرداختی به پرسنل خود کسر نماید.  

باید توجه نمود که برخلاف باور عمومی پرسنل شرکت صرف نظر از مدت قرارداد منعقده باید بیمه شوند. بنابراین کارفرما نمی تواند به عنوان مثال به پرسنل اعلام نماید که به سبب آنکه قرارداد وی سه ماهه یا کمتر از آن است ، وظیفه ای به بیمه کردن وی ندارد.

مدیرات استارتاپ ها باید بدانند که در صورت عدم بیمه کردن پرسنل، وی می تواند به اداره کار منطقه خود مراجعه و علیه کارفرما اقامه دعوا نمائید. هیات های تشخیص و حل اختلاف موظف به اجبار کارفرما به پرداخت حق بیمه های معوقه و پرداخت مزایای پرداخت نشده می باشد

لیست شعب سازمان بیمه تامین اجتماعی